在許多的企業(yè)中對(duì)于訪客管理一般比較規(guī)范，對(duì)于外資企業(yè)可能會(huì)更加嚴(yán)格一點(diǎn)；按照筆者的理念所有的管理對(duì)象是否需要被管理從EHS的核心邏輯來(lái)看其是否會(huì)存在風(fēng)險(xiǎn)；即所有得管理活動(dòng)建立得風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和評(píng)估的基礎(chǔ)上；
今天筆者就來(lái)一起看看對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)比較簡(jiǎn)單的訪客管理。 需要對(duì)訪客進(jìn)行管控的依據(jù)是按照安全生產(chǎn)法的要求EHS管理需要對(duì)管理區(qū)域內(nèi)的人員的安全承擔(dān)管理責(zé)任和義務(wù)；同時(shí)，需要關(guān)注 T/CAWS 0021-2025《工業(yè)企業(yè)外來(lái)訪客安全管理規(guī)范》對(duì)重點(diǎn)監(jiān)管企業(yè)的訪客管理有具體要求；GB 50348《安全防范工程技術(shù)規(guī)范》對(duì)于訪客管理系統(tǒng)有相關(guān)技術(shù)要求；以及需要考慮ISO 27000的有關(guān)信息安全中對(duì)于數(shù)據(jù)隱私的合規(guī)要求；部分歐美的企業(yè)要求按照ISO 28000 《供應(yīng)鏈安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)》建立供應(yīng)鏈的安全管理體系；這些具體的要求需要根據(jù)企業(yè)本身的性質(zhì)和狀況來(lái)綜合考量。
在一個(gè)企業(yè)或者EHS的管理的物理范圍內(nèi)，日常活動(dòng)的人員有：?jiǎn)T工、供應(yīng)商、訪客、臨時(shí)工、施工作業(yè)人員等；對(duì)于訪客來(lái)說(shuō)一般是指非企業(yè)內(nèi)部員工或常駐人員，因特定的目的臨時(shí)性進(jìn)入企業(yè)場(chǎng)所的個(gè)體或者群體；訪客一般未與企業(yè)簽訂勞動(dòng)合同或者服務(wù)協(xié)議；
未獲得長(zhǎng)期通行的權(quán)限；其訪問(wèn)的目的主要是：商務(wù)洽談、面試、技術(shù)交流、咨詢、審計(jì)、檢查、參觀以及其他臨時(shí)服務(wù)；原則及時(shí)間限制：原則上企業(yè)內(nèi)部不允許人員進(jìn)入因此非必要需要限制或者禁止進(jìn)入。比如，快遞人員、送餐人員、企業(yè)員工的朋友等；對(duì)于訪客的停留時(shí)間應(yīng)在預(yù)約或者授權(quán)的時(shí)間段內(nèi)停留；
通常為了方便管理會(huì)將訪客的級(jí)別分為三個(gè)級(jí)別（可以根據(jù)管理的精細(xì)度要求具體劃分）；分別為：
普通訪客：一般僅限在公共區(qū)域和無(wú)敏感區(qū)域通行；
高級(jí)訪客：一般可以進(jìn)入到特定的敏感區(qū)域比如實(shí)驗(yàn)室、機(jī)房、倉(cāng)庫(kù)等區(qū)域需要佩戴特殊的門禁卡并全程有人陪同（筆者曾經(jīng)設(shè)置進(jìn)入該區(qū)域需刷卡兩次一次訪客一次陪同人員方便記錄）；
VIP訪客：屬于權(quán)限最高的訪客，會(huì)開放更多的區(qū)域但是需要在內(nèi)部管理上進(jìn)行加強(qiáng)；比如陪同、關(guān)鍵區(qū)域的安檢等；除此以外，根據(jù)進(jìn)入場(chǎng)所的不同前期需要進(jìn)行的培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)該也有所不同；根據(jù)法律的要求企業(yè)需要對(duì)訪客進(jìn)行相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)告知以及提供個(gè)人防護(hù)用品；那么需要根據(jù)不同級(jí)別的訪客提供不同內(nèi)容的培訓(xùn)和防護(hù)用品；培訓(xùn)的內(nèi)容應(yīng)該包含訪客面臨的風(fēng)險(xiǎn)告知；需要遵守的安全規(guī)定和其他要求；緊急情況需要訪客配合的措施和行動(dòng)等；不太建議培訓(xùn)部分夾帶太多私貨；信息以簡(jiǎn)單準(zhǔn)確為準(zhǔn)；
訪客在登記階段目前很多企業(yè)都使用電子登記的方式，很少見到有企業(yè)還要求訪客趴在窗戶上進(jìn)行手寫登記的狼狽景象；在登記過(guò)程中有幾個(gè)需要訪客簽署和確認(rèn)的：第一數(shù)據(jù)保存記錄同意書：主要是告知數(shù)據(jù)采集用途、保留時(shí)間、如何刪除等以及如何確保信息不泄露承諾等信息；一般不會(huì)有人看太仔細(xì)但是建議需要法務(wù)審核；訪客需要勾選即可。
訪客安全承諾書：主要內(nèi)容應(yīng)包含訪客承諾遵守公司的相關(guān)安全要求、認(rèn)真接受安全培訓(xùn)以及配合公司的管理要求等內(nèi)容；也是需要勾選或者簽字（電子）這里需要注意的是有的訪客的培訓(xùn)沒(méi)有面授或者機(jī)授的環(huán)節(jié)，而是由書面的內(nèi)容組成可以是圖畫、動(dòng)畫甚至文字，但是最后應(yīng)該有一個(gè)訪客接受培訓(xùn)或者獲得培訓(xùn)的確認(rèn)函；需要訪客簽名。完成這部分內(nèi)容后，登記的環(huán)節(jié)基本已經(jīng)完成。
門衛(wèi)一般會(huì)按照訪客的級(jí)別發(fā)放對(duì)應(yīng)的PPE和訪客牌；訪客牌可以根據(jù)顏色來(lái)區(qū)分級(jí)別醒目也容易管理。有些企業(yè)因?yàn)橐恍┰蚩赡軙?huì)要求一些違禁進(jìn)入工廠的物品暫時(shí)門衛(wèi)室存放或者對(duì)進(jìn)入的人員進(jìn)行自行開包的檢查。切記企業(yè)是沒(méi)有權(quán)力打開訪客的包等私人物品進(jìn)行搜查的。但是，友情提醒自愿打開除外。
訪客的引導(dǎo)一般是由被訪問(wèn)人親自接待；特殊情況下可由門衛(wèi)帶領(lǐng)至指定區(qū)域；避免由訪客自行前往目的場(chǎng)所的情況發(fā)生；尤其是在企業(yè)內(nèi)部道路指引不清；或者存在高危險(xiǎn)的區(qū)域的情況下；造成訪客受傷或背景發(fā)生；現(xiàn)在AI的應(yīng)用上訪客的卡片和視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)會(huì)全程監(jiān)控訪客在企業(yè)內(nèi)部的活動(dòng)；甚至可以監(jiān)控到訪客的PPE佩戴以及不安全行為的狀況；關(guān)于下篇文章再詳細(xì)闡述。
訪客結(jié)束訪問(wèn)或者工作需要離開的過(guò)程中按照要求需要被訪問(wèn)者陪同前往門衛(wèi)處進(jìn)行離場(chǎng)的交接；主要內(nèi)容有交還訪客卡以及PPE等企業(yè)的物品；門衛(wèi)應(yīng)根據(jù)登記確認(rèn)離場(chǎng)的時(shí)間以及歸還寄存的物品；關(guān)于離場(chǎng)時(shí)是否需要進(jìn)行開包檢查一直是一個(gè)比較有爭(zhēng)議的問(wèn)題；筆者認(rèn)為如果在訪客到訪的整個(gè)過(guò)程中管控都比較給力的情況下，離場(chǎng)的檢查其實(shí)沒(méi)有太大的必要。而且對(duì)于訪客是不太尊重的表現(xiàn)。可以考慮取消。另外，對(duì)于部分企業(yè)要求訪客站在外面完成入場(chǎng)的相關(guān)手續(xù)其實(shí)不太雅觀而且形象也不好。建議考慮在門衛(wèi)區(qū)域建立訪客接待區(qū)域以提升企業(yè)形象；
從EHS的角度法律的合規(guī)性上來(lái)說(shuō)訪客的風(fēng)險(xiǎn)告知和PPE的提供已經(jīng)完成大部分的工作；個(gè)別的訪客在企業(yè)內(nèi)部的行為有可能接觸或者涉及危險(xiǎn)源的情況；需要陪同人員負(fù)責(zé)其安全；原則上訪客是不需要在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行相關(guān)作業(yè)或者操作的；如果臨時(shí)特殊情況需要。那么筆者建議對(duì)其進(jìn)行重新培訓(xùn)并進(jìn)行確認(rèn)。
以上是一些關(guān)于訪客管理的內(nèi)容。總結(jié)下來(lái)幾點(diǎn)：一是分類對(duì)于不同類型的訪客進(jìn)行權(quán)限、區(qū)域、培訓(xùn)內(nèi)容以及要求進(jìn)行定義；按照不同的分類設(shè)置相應(yīng)的管理內(nèi)容和方法；相對(duì)來(lái)說(shuō)訪客的管理其實(shí)在企業(yè)的相關(guān)方管理中屬于比較容易的內(nèi)容。只是不要與其他的人員混淆或者進(jìn)行混亂管理就容易出現(xiàn)不可控的問(wèn)題。