初次拜訪是供應(yīng)商開(kāi)發(fā)流程中的一個(gè)可選環(huán)節(jié)，是在正式審核前的預(yù)審核。往往是由采購(gòu)單獨(dú)到新供應(yīng)商處走訪，以便決定是否啟動(dòng)正式審核。
想要高效完成初次拜訪，需要采購(gòu)在短時(shí)間內(nèi)通過(guò)蛛絲馬跡對(duì)供應(yīng)商的能力做出判斷。采購(gòu)可以學(xué)習(xí)“望聞問(wèn)切“的方法快速有效完成對(duì)供應(yīng)商的能力評(píng)估。
望聞問(wèn)切是來(lái)自中醫(yī)的術(shù)語(yǔ)，是指中醫(yī)給病人問(wèn)診的四種手段。把它應(yīng)用到供應(yīng)商的初次拜訪中，是指采購(gòu)?fù)ㄟ^(guò)望-調(diào)查，聞-傾聽(tīng)，問(wèn)-詢(xún)問(wèn)和切-審查，把供應(yīng)商的方方面面了解清楚，在最短的時(shí)間內(nèi)，對(duì)供應(yīng)商的綜合能力做出判斷，決定是否進(jìn)行正式審核。
在對(duì)供應(yīng)商的調(diào)查環(huán)節(jié)，當(dāng)采購(gòu)進(jìn)入一家供應(yīng)商的辦公室時(shí)，在第一刻感受到的氛圍就代表了供應(yīng)商的狀態(tài)。例如，你看到公司員工年齡普遍偏大，工作節(jié)奏較慢，這種公司往往是國(guó)企改制過(guò)來(lái)，員工技能不足，薪資對(duì)年輕人沒(méi)有吸引力。對(duì)于這種企業(yè)，你不要期待他們能做出高技術(shù)產(chǎn)品。還有一種情況，就是這家企業(yè)的員工都很年輕，且學(xué)歷普遍不高。這說(shuō)明這家企業(yè)的待遇不高，招不到有經(jīng)驗(yàn)的人。對(duì)于這種企業(yè)，在工作出錯(cuò)的情況下就需要客戶(hù)幫他們解決。較好的情況是，供應(yīng)商的員工的年齡結(jié)構(gòu)和學(xué)歷分布合理，辦公室朝氣蓬勃，員工有說(shuō)有笑，跟采購(gòu)對(duì)口的銷(xiāo)售和工程師們表達(dá)能力強(qiáng)、知識(shí)過(guò)硬、對(duì)企業(yè)忠誠(chéng)。這種供應(yīng)商是要重點(diǎn)培養(yǎng)的。
在傾聽(tīng)環(huán)節(jié)，采購(gòu)在跟供應(yīng)商的任何人接觸的過(guò)程中都要少說(shuō)多聽(tīng)。例如，采購(gòu)在跟銷(xiāo)售人員接觸的過(guò)程中，多聽(tīng)聽(tīng)他對(duì)行業(yè)和自己公司的評(píng)價(jià)，能夠得知供應(yīng)商對(duì)你公司的重視程度以及供應(yīng)商存在的問(wèn)題; 在跟供應(yīng)商老板的接觸過(guò)程中，傾聽(tīng)企業(yè)的戰(zhàn)略和規(guī)劃，了解他們的業(yè)務(wù)方向和在行業(yè)中的地位。很多時(shí)候，來(lái)接送采購(gòu)的司機(jī)會(huì)說(shuō)出公司的很多實(shí)情，如薪資水平，人員的流動(dòng)性，公司的財(cái)務(wù)狀況，企業(yè)存在的主要矛盾和老板的真實(shí)想法。有的時(shí)候，采購(gòu)遇到八卦的保安也能聽(tīng)到供應(yīng)商的內(nèi)幕。
在采購(gòu)進(jìn)入供應(yīng)商公司或工廠后，要進(jìn)行第三項(xiàng)詢(xún)問(wèn)。采購(gòu)要學(xué)會(huì)對(duì)不同級(jí)別和崗位的員工進(jìn)行不同的提問(wèn)。例如，對(duì)于工人，采購(gòu)要關(guān)心他的技能水平以及是否接受了足夠的培訓(xùn)，確保能夠勝任工作。對(duì)于你的產(chǎn)品的特殊要求，他是否知道，怎么知道的。如果工人的回答不好，采購(gòu)不要過(guò)多的詢(xún)問(wèn)工人，而是把問(wèn)題記錄下來(lái)詢(xún)問(wèn)工程師。在工程師層面，采購(gòu)要多問(wèn)為什么，考察工程師是否受過(guò)基本的培訓(xùn)，如5W2H、8D分析，是否有足夠的分析問(wèn)題和解決問(wèn)題的能力。在采購(gòu)向供應(yīng)商高層反饋問(wèn)題時(shí)，要避免指名道姓談到某個(gè)員工的錯(cuò)誤，要把問(wèn)題點(diǎn)總結(jié)出來(lái)，從流程，文件管理以及培訓(xùn)的角度給到供應(yīng)商反饋和建議。
第四環(huán)節(jié)審查，這是最考驗(yàn)采購(gòu)的經(jīng)驗(yàn)和水平的環(huán)節(jié)。因?yàn)楹芏喙?yīng)商都有一套應(yīng)答措施，通過(guò)預(yù)先的準(zhǔn)備，使得很多存在的問(wèn)題不容易被客戶(hù)發(fā)現(xiàn)。所以筆者重點(diǎn)講述審核的四個(gè)實(shí)戰(zhàn)點(diǎn)。
1、要到現(xiàn)場(chǎng)查看供應(yīng)商的產(chǎn)能。
采購(gòu)首先要查看在制品的數(shù)量，如果在制品堆滿(mǎn)了車(chē)間，所有設(shè)備都開(kāi)著，工人三班倒，說(shuō)明該供應(yīng)商產(chǎn)能飽和，這時(shí)采購(gòu)要考慮是否把近期的項(xiàng)目給供應(yīng)商。因?yàn)橐坏┊a(chǎn)品增量，供應(yīng)商可能生產(chǎn)不過(guò)來(lái)；相反，如果供應(yīng)商的車(chē)間在制品很少，工人不倒班，甚至很多設(shè)備停機(jī)，這說(shuō)明供應(yīng)商極為饑餓，此時(shí)采購(gòu)只要滿(mǎn)足供應(yīng)商的成本價(jià)，供應(yīng)商就能接單。
2、審查供應(yīng)商的管理文件時(shí)，要看多個(gè)案例。
供應(yīng)商一般會(huì)拿出預(yù)先準(zhǔn)備好的一套精美完整的案例給到所有客戶(hù)審查，如果你發(fā)現(xiàn)該案例體現(xiàn)的管理水平超出供應(yīng)商的實(shí)際管理水平，可以向供應(yīng)商索要最近的案例或者上一年度的某個(gè)部件的管理案例，從中考察供應(yīng)商真正的項(xiàng)目管理能力和變更管理能力。
3、審查文件要看三個(gè)細(xì)節(jié)。
（1）所有單據(jù)是否有合理的版本號(hào)。如果沒(méi)有，說(shuō)明供應(yīng)商沒(méi)有管理好文件；
（2）查看所有簽字欄，如部門(mén)經(jīng)理欄是否簽字了。如果沒(méi)有，說(shuō)明供應(yīng)商的執(zhí)行力有問(wèn)題；
（3）一段時(shí)期內(nèi)簽字的人名、筆跡和筆的顏色是否合理，如果完全一樣就有代替簽字或者候補(bǔ)簽字的嫌疑，說(shuō)明供應(yīng)商有誠(chéng)信問(wèn)題。
4、為了在最短時(shí)間內(nèi)了解供應(yīng)商的最大能力和誠(chéng)信度，采購(gòu)可以故意設(shè)置超難題。什么意思呢？例如采購(gòu)明知供應(yīng)商的設(shè)備極限是鉆0.1mm的孔，你故意問(wèn)供應(yīng)商0.05mm的孔能不能鉆。如果供應(yīng)商誠(chéng)實(shí)的回答說(shuō)不能，說(shuō)明供應(yīng)商是有專(zhuān)業(yè)性的，對(duì)自己的定位清晰，只做有把握的產(chǎn)品，在這種情況下采購(gòu)可以放心與該供應(yīng)商合作；如果供應(yīng)商說(shuō)什么都能做，說(shuō)明他不夠誠(chéng)信，或者不懂自己的工藝能力，是不可靠的供應(yīng)商，最好遠(yuǎn)離。